Fleksibilitas Sebuah Rencana

 "Do your best and prepare for the worst" 

Tadinya bingung, entah mau saya beri judul apa postingan ini. Hingga detik-detik terakhir isinya kelar, barulah saya memutuskan untuk memberi judul "Fleksibilitas Sebuah Rencana". Semoga isinya nyambung dengan judulnya. Semoga saja yaaa semogaaaa banget .... *hopeless*

Sebenarnya posting ini punya latar belakang kenapa saya tulis, ada di bagian akhir. Silahkan kalau berkenan membaca bagian curhatnya :p

  Untuk mencapai hasil maksimal dalam melakukan suatu hal atau pekerjaan, perencanaan merupakan hal yang penting. Meskipun tidak mutlak bahwa hasil yang baik akan dicapai jika ada perencanaan sebelumnya atas sesuatu yang hendak dilakukan. Salah satu definisi menyebutkan bahwa perencanaan adalah suatu proses menetapkan tujuan-tujuan dan rancangan tindakan, membangun peraturan-peraturan dan prosedur, dan memperhitungkan hasil-hasil yang akan  terjadi di masa yang akan datang (Dessler, 2001)

Begitu pentingnya perencanaan, sehingga dalam ilmu manajemen, perencanaa ini merupakan hal pertama yang harus dipersiapkan sebelum melakukan sesuatu.
Ibarat sebuah peta atau navigasi, perencanaan ini akan memandu kita menuju arah yang jelas dari hasil akhir yang hendak kita capai. Perencanaan tidak mutlak berupa bahasa formal berisi visi, misi, alur kerja dan hal-hal rumit yang lain. Perencanaan bisa dimulai dengan hal yang sederhana misal dimulai dengan menetapkan tujuan akhir dalam jangka waktu tertentu, kemudian mengidentifikasi hal-hal apa saja yang harus kita lakukan untuk mencapai tujuan akhir tersebut.

Mungkin sederhanya perencanaan itu terdiri dari unsur-unsur seperti ini ...

• identifikasi tujuan
• identifikasi sumber daya
• identifikasi hambatan
• menyusun jadwal dan tahapan kegiatan yang akan dilakukan

Dengan adanya perencanaan tersebut, diharapkan bahwa langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan menjadi lebih efektif dan efisien karena sumber daya yang kita punya berusaha dimanfaatkan dengan optimal.

Kemudian apa hubungan perencanaan dengan fleksibilitas?

Seperti disebutkan sebelumnya, bahwa salah satu unsur penting dalam perencanaan adalah identifikasi hambatan. Hal ini berkaitan dengan salah satu fungsi perencanaan adalah mengurangi resiko ketidakpastian dalam perjalanan mencapai tujuan. Bukan berarti perencanaan akan selalu berhasil menghalau hambatan dan tantangan di depan (karena semua kepastian hanya milik Allah), namun setidaknya dengan adanya perencanaan ini kita telah memiliki gambaran mengenai tantangan apa yang akan terjadi di depan dan paling tidak kita telah memiliki gambaran tentang strategi apa yang hendak dilakukan jika strategi lainnya tidak berhasil. Inilah yang saya maksud dengan fleksibilitas dalam sebuah perencanaan. Bahkan fleksibilitas ini unsur yang menurut saya mutlak ada dalam strategi kerja karena kita tidak menghadapi lingkungan sekitar yang statis melainkan dinamis.

Dengan fleksibilitas strategi kerja, kita akan dapat meminimalisir resiko yang  akan terjadi di depan.


Seperti janji saya di depan bahwa saya akan menyampaiakn latar belakang masalahnya (hahaha....), so this is story behind the post ...

Postingan ini muncul akibat kegalauan beberapa minggu terakhir.
Yepp teman-teman penempatan luar Jawa sudah mulai Diklat Prajabatn selama tiga minggu terakhir. Kemudian kabar terakhir menyebutkan bahwa penempatan ke daerah akan dilakukan pada sekitar pertengahan atau akhir Januari. Saya mulai stress akan menghadapi situasi yang agak berbeda dari sebelumnya, harus menyesuaikan diri dengan pergaulan yang berbeda, tidak bisa melakukan ini itu dengan teman-teman biasanya, kos sendiri, dan berbagai kekhawatiran lainnya.

That gonna be a not-usually-or-maybe-lonely situation. Baiklah karena ini hanya masalah waktu untuk menghadapi situasi ini, saya pikir saya harus segera mempersiapkan diri selama sisa minggu-minggu ini.
Tapi kemudian tiada angin tiada hujan tiada badai, kami menerima pengumuman bahwa pemberangkatan teman-teman ke daerah akan dilakukan paling lambat tanggal 26 Desember nanti. Jadi hanya tersisa dua minggu sodara sodara. DUA MINGGU :( :(

Bukan hanya teman-teman yang akan berangkat ke daerah yang mengalami shock, bahkan saya sendiri shock. Memang kadang-kadang kegalauan tidak hanya menimpa orang yang akan meninggalkan, tapi juga orang yang ditinggalkan. Pasalnya berbagai rencana yang disusun sebelum tiba waktu penempatan jadi berantakan. Mungkin persiapan packing barang-barang yang diperlukan di tempat baru, pamitan dengan keluarga di Jawa, acara ngumpul-ngumpul sebelum penempatan, tahun baruan sama-sama, dan yang jelas mungkin bagi saya adalah persiapan mental. Huaaaaaa sebentar lagi sepiiiiiiiiiii :'(

Teman-teman yang merasa rencananya kacau karena jadwal mendadak ini jadi pada misuh-misuh (red: marah atau kesal), kritik sana-sini, yang pada akhirnya kecewa dengan birokrasi instansinya. Saya rasa ini hal yang sangat wajar, jika timbul kekecewaan, atau sebatas kritik dengan cara yang benar. Tapi kalau sudah gembar-gembor dengan pihak luar mengenai jeleknya instansi sendiri (lagi-lagi melalui jejaring sosial), I think it's not really cool at all (itu kalau menurut saya :))

Tapi mau bagaimana lagi, birokrasi tetaplah birokrasi. Bukan tidak mungkin sistem yang tidak pasti ini bisa diperbaiki. Sangat bisa sekali, tapi tidaklah semudah memablikkan telapak tangan. Apalagi dengan posisi kita yang bukan sebagai pemangku jabatan. Nah, dengan demikian yang bisa kita lakukan sekarang mungkin adalah menyusun rencana yang fleksibel. Seberapa baikkah perencanaan yang kita buat untuk menghadapi kemungkinan di depan?

Siap tidak siap itu bukan hanya masalah waktu, tapi juga mengenai bagaimana cara kita menyikapi sesuatu yang tidak pasti.